🚀 5 aspectos legales que cualquier persona debe considerar antes de crear una empresa

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Viernes de Legal ⚖️

Una startup es una empresa en fase temprana que difiere del concepto tradicional de una empresa por tener mayor facilidad y potencial de crecimiento, usualmente gracias al uso de la tecnología. Si bien es cierto la tecnología influye en la escalabilidad de una startup, no la condiciona. Debido a que el éxito siempre dependerá, entre otras cosas, de cómo está definido y de qué tan protegido está el modelo de negocio. Estos dos últimos factores no pueden comprenderse sin un planeamiento legal en la ecuación.

Empiezo el artículo definiendo lo que es una startup para hacer hincapié en que no deja de ser una empresa. De hecho, en la Ley General de Sociedades (ley que rige los principales tipos de empresa y su funcionamiento) no existe una definición legal para la palabra Startup. Es por ello por lo que creo que no es saludable interpretar la palabra Startup como una figura ajena a lo que legalmente se entiende como una empresa (persona jurídica si nos queremos poner técnicos), esto porque sin importar sus características propias, tiene las mismas obligaciones, responsabilidades y normas que cumplir, cuando corresponda, que una micro, pequeña, mediana o gran empresa.

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Habiendo aclarado eso, es importante considerar que en la actualidad cada vez existe un mayor número de empresas. El problema es que muchos de los emprendedores que están detrás se olvidan de algo fundamental: tener claros los aspectos legales al momento de gestionar su negocio. Por ejemplo, algunos de los procesos de inversión en los cuales he participado se han dilatado porque los inversionistas, quienes normalmente realizan un Due Diligence (auditoría legal y financiera) antes de invertir, no pueden concretar su inversión porque la estructura legal de la empresa no es la idónea. Como consecuencia de ello, existen potenciales contingencias que asechan y van en contra de la narrativa que los dueños de la empresa presentan.

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Por ese motivo, un emprendedor debe dedicarse a gestionar su empresa de manera responsable, lo cual definitivamente implica entender que la asesoría legal es una inversión necesaria, no porque este humilde redactor está tratando de vender mientras escribe, sino porque es una pata más que sostiene la mesa de tu emprendimiento. A continuación, comparto algunas de las razones por las cuales un emprendedor debe considerar fundamental la presencia de un equipo de abogados antes de iniciar (y en muchos casos continuar) su propia travesía empresarial:

1.      Un estatuto hecho a la medida. El estatuto de una empresa es como su esqueleto, contiene el régimen interno y las reglas que rigen su funcionamiento (para los que no lo conocen así, es eso que se escribe en la minuta antes de firmar la Escritura Pública de constitución). Este no solo debe ajustarse a la situación más próxima que los dueños de la empresa visualizan, sino que debe comprender también los planes a futuro y las actividades que potencialmente puedan ejecutarse. Además, debe enfocarse en definir un procedimiento adecuado, flexible y seguro para la adopción de acuerdos importantes, como por ejemplo la entrada de nuevos socios o, de ser el caso, la remoción de estos.

Muchos pasan por alto la importancia de tomarse una pausa y evaluar realmente su preparación. Quizás, porque no buscan una oferta legal personalizada que los ayude a entender qué otros temas son cruciales para no meter la pata en este primer momento. Por ejemplo, si no eres claro y no incluyes todo lo que tu empresa hace y hará en el objeto social, puedes meterte en problemas con la SUNAT porque los gastos que buscas deducir para pagar menos impuesto a la renta terminarán siendo no deducibles. ¿Por qué? Porque si en tu objeto social no figura la actividad exacta a la que te dedicas, la SUNAT argumentará que no hay causalidad (relación) entre el gasto realizado y las actividades desarrolladas por la empresa. 

2.      Relaciones de trabajo bien definidas. Se presume que existe un contrato de trabajo a plazo indeterminado cuando se presenta una prestación personal de servicios que es remunerada y se ejecuta bajo la subordinación de una empresa. Es muy importante que evites contratar personas bajo una locación de servicios cuando en la realidad son trabajadores, esto con la finalidad de evitar consecuencias graves ante una fiscalización de la SUNAFIL.

El desconocimiento que existe sobre los aspectos laborales de una empresa es preocupante, más aún cuando sí hay alternativas para evitar contratar trabajadores bajo una locación de servicios por “ahorrarte” unos cuantos soles.

Por ejemplo, si inscribes a tu empresa en el REMYPE podrás formar parte del régimen laboral de la microempresa y tener un costo de contratación más bajo. En este régimen no se paga CTS, gratificaciones y solo son 15 días de vacaciones por año de trabajo. Además, muchos creen que solo existe la opción de contratar trabajadores a plazo indeterminado. Eso no es cierto, dentro de las modalidades que existen para contratar trabajadores por un plazo fijo, está el contrato de trabajo por inicio de actividades. En este contrato y por un rango de tiempo de tres años contados desde el inicio oficial de tus actividades, puedes contratar personas a un plazo fijo por periodos de 3, 6, 9 y 12 meses, siempre y cuando en sumatoria y luego de renovar no te excedas de los 3 años anteriormente comentados.

3.      Aspectos tributarios correctamente identificados. Es importante cumplir con el pago de impuestos y conocer bien el régimen tributario de la empresa. El planeamiento legal tributario te permite conocer sobre las implicancias tributarias de los actos que la empresa y sus accionistas pueden realizar para no tener problemas ante la SUNAT.

Por ejemplo, una práctica común que he observado es que los contratos de préstamo que un accionista celebra con su propia empresa, donde normalmente no se pactan intereses o estos son muy bajos, no se preparan tomando en consideración que si el accionista tiene igual o más de treinta 30% del capital social, la transacción se considerará celebrada entre partes vinculadas y por lo tanto deberá contemplar intereses que se ajusten al valor de mercado.

Además, el planeamiento tributario no solo les permite a los socios de la empresa sacar dinero de una manera más eficiente (a una tasa menor de impuesto), sino que les permite tener claridad sobre cómo estructurar tus operaciones del giro de negocio para que más dinero se quede sobre la mesa y no en los bolsillos de la SUNAT.

4.      Evitar sanciones administrativas. Es importante estar al día con el cumplimiento de diversos trámites con la finalidad de evitar sanciones administrativas que puedan perjudicar a la empresa, no solo afectando su flujo de caja sino también su crecimiento (y reputación) en el mercado.

Por ejemplo, no registrar oportunamente la marca de tu negocio puede significar un gran riesgo en caso ya exista registrada una similar en INDECOPI. Esto podría significar que un emprendedor deba incurrir en cambios no previstos que terminen dañando la reputación o credibilidad de la empresa frente a los clientes que tiene o quiere captar, sin mencionar multas que podrían imponerse en caso haya estado usando una marca ya registrada para comercializar sus productos y/o servicios.

Finalmente, en una época donde las vulneraciones a los datos personales de las personas se están convirtiendo en el pan de cada día, es importante recuerdes que cada empresa tiene la obligación de registrar un banco de datos personales en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales (RNPDP). ¿Para qué se hace esto? Este es un trámite que protege a las personas asegurándoles que las empresas con las que interactúan tienen los medios necesarios para proteger sus datos y comunicar para qué serán utilizados. No contar con este registro puede implicar una multa muy alta.

5.      Condiciones claras, relaciones duraderas. Los contratos deben reflejar nuestra voluntad y guardar correspondencia con todo lo negociado antes de su firma. Priorizar una venta de manera irresponsable, lo cual se traduce en forzar la firma de un contrato sin antes haberse tomado el tiempo de negociarlo correctamente, suele acabar en un callejón sin salida para la mayoría de emprendedores.

En el mejor de los casos, la asesoría legal debe iniciar en la fase de negociación. Debe buscar proteger los intereses de la empresa desde el principio e intentar plasmar en el documento final todas las condiciones que sean necesarias para cumplir con los objetivos que se persiguen. Además, este tipo de asesoría también sirve para utilizar el contrato como un filtro, uno a través del cual puedas darte cuenta de las verdaderas intenciones de la otra parte y, de ser necesario, recomendar suspender la firma del contrato. Recuerda que quien se resiste a firmar un contrato por motivos que son lógicos de regular en él quizás tenga miedo de no poder cumplir con lo que está prometiendo o, peor aún, no tenga intenciones de respetar lo acordado.

Es evidente que existen más aspectos legales que considerar antes de crear una empresa, pero considero que si contemplas estos primeros 5 se comenzarán a desprender otros que caerán por su propio peso.

Recuerda: Salir a la cancha sin haber entendido y contemplado el marco legal de tu negocio es como tirarte de un avión sabiendo que uno de los paracaídas no funciona. A veces podrás librarla, pero eventualmente irás a toda velocidad hacia un fracaso asegurado.

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