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Viernes de Legal ⚖️
Tienes puestos tus mejores lentes de sol, la brisa del mar acaricia tu piel (espero que para estas alturas ya sepas que el bloqueador es indispensable), escuchas a las gaviotas cantar mientras hacen piruetas y le das un sorbo a la mejor margarita que alguien pudo haberte preparado.
Quizás si alguien nos menciona la palabra “vacaciones”, lo anterior sería un relato digno para representar lo que te gustaría estar haciendo si estuvieras disfrutando de ellas, sobre todo después de un gran periodo de trabajo duro. Ello es debido a que, claro, las vacaciones, más allá de ser necesarias para el alma, son un derecho para todo aquel que puede llamarse trabajador de una empresa, específicamente del sector privado para esta lectura.
El día de hoy el artículo legal será el más breve que he redactado hasta el momento, pero tranquilo (a). Aquí la cantidad no te debe preocupar, ya que la calidad de estos consejos hará que la próxima vez que quieras mandar a un trabajador de vacaciones (o te quieran mandar a vacacionar a las mejores playas del Perú) lo hagas con la plena seguridad de que la palabra “contingencia” ha sido removida de tu diccionario.
¿Qué significa gozar de vacaciones?
Todos los trabajadores tienen derecho a gozar de un descanso físico remunerado de 30 días luego de un año completo de servicios y siempre que hayan cumplido con el récord de asistencia previsto en la Ley. Esto en el caso de régimen general laboral, para el caso de una micro y pequeña empresa, son 15 los días que se deberán otorgar como vacaciones (puedes revisar mi artículo anterior en caso de que hayas olvidado las diferencias entre cada régimen laboral). Aquí debajo te dejo las reglas aplicables al récord de asistencia que cada trabajador deberá haber cumplido:
¿Cuándo y cómo deben darse?
La regla general es que el disfrute de las vacaciones por un año completo de servicios se dé dentro del año siguiente de adquirido el derecho.
Así, la oportunidad del descanso vacacional será fijada de común acuerdo entre la empresa y el trabajador, teniendo en cuenta las necesidades de funcionamiento de la empresa y los intereses propios del trabajador. A falta de acuerdo, tu empresa podrá hacer uso de la famosa “facultad directriz”, lo que quiere decir que la empresa podrá mandar al trabajador de vacaciones a su conveniencia (previo intento de haber acordado en conjunto el otorgamiento de las vacaciones) siempre y cuando se trate de vacaciones que se están otorgando inmediatamente al año siguiente de haberse adquirido.
Ojo, también debes tener en cuenta los siguientes puntos:
- El descanso vacacional no podrá ser otorgado cuando el trabajador esté incapacitado por enfermedad o accidente. Esta norma no será aplicable si la incapacidad ocurre durante el periodo de vacaciones.
- Puedes pactar el fraccionamiento de las vacaciones, siempre haya un acuerdo por escrito y cuidando los siguientes límites:
- Un periodo de 15 días que tienen que gozarse en forma continua, o como máximo fraccionarlo en un periodo de 7 y otro de 8 días (en el caso de las micro y pequeñas empresas esta sería la opción).
- Un segundo periodo de los 15 días restantes que se pueden fraccionar en días independientes de vacaciones.
- Te recomiendo que durante los días de vacaciones, todos los puestos directivos de tu empresa deben estar al tanto de ello para evitar que se le asignen funciones al trabajador, así como para asegurar la desconexión digital (por ejemplo, inhabilitación del correo institucional).
¿Cómo se acredita el goce de las vacaciones?
Cuando se acuerda o se decide mandar al trabajador de vacaciones, debe quedar constancia en el libro de planillas, la fecha de descanso y el pago de la remuneración. Se aceptan boletas de pago, libro de planillas o cualquier otro documento idóneo que acredite que la empresa le otorgó el beneficio de las vacaciones al trabajador. Incluso hubo un caso en el que se aceptó como medio de prueba el registro migratorio del trabajador, pero no es recomendable que sea tu único caballo de batalla.
Lo recomendable es que se incluya en la planilla, boletas de pago y además se les haga firmar a los trabajadores un documento en su salida (especificando las fechas donde gozará de sus vacaciones) y uno a su reingreso (acreditando que las gozó efectivamente de acuerdo con las condiciones pactadas).
Ahora bien, si el trabajador alega que habiendo estado de vacaciones fue forzado a realizar o realizó labores efectivas, este deberá probar tales hechos. No se le puede requerir a un empleador una prueba negativa, así que tu empresa debería estar tranquila por ese lado.
¿Cuáles son las excepciones a la regla general?
A continuación, te detallaré las excepciones que pueden darse en el año correspondiente o a la “regla general” del goce vacacional:
1. Adelanto de vacaciones:
- Gozar vacaciones a cuenta del periodo vacacional que se genere a futuro.
- Requisito Indispensable: Acuerdo previo por escrito con el trabajador.
- Puede descontarse del récord de las vacaciones truncas si se da el cese del trabajador antes de que cumpla el año de prestación de servicios.
2. Reducción o “compra” de vacaciones:
- El trabajador puede reducir su descanso vacacional a cambio de una compensación.
- Requisito: Acuerdo previo por escrito con el trabajador, antes del vencimiento del periodo donde corresponde el goce de vacaciones.
- Límite: Se pueden reducir/comprar 15 días de vacaciones como máximo.
3. Acumulación de vacaciones:
- Se puede acordar la acumulación de dos descansos consecutivos.
- Requisito: Acuerdo previo por escrito con el trabajador, antes del vencimiento del periodo donde corresponde el goce de vacaciones.
- Límite: Debe disfrutar después de un año de servicios, por lo menos, de 7 días de vacaciones. Es decir, máximo se puede acumular 53 días.
¿Qué son las vacaciones vencidas?
Es importante que el trabajador salga de vacaciones dentro del periodo que le corresponde, es decir, al año siguiente de haber cumplido un año de trabajo. De lo contrario, el trabajador se hará acreedor de la “triple vacacional” porque las vacaciones habrán vencido, siendo esta una compensación que tu empresa deberá pagarles a sus trabajadores y que está compuesta de 3 remuneraciones:
- Remuneración por el trabajo realizado.
- Remuneración por el descanso vacacional adquirido y no gozado.
- Indemnización equivalente a una remuneración.
Para el pago del triple vacacional, se utiliza como remuneración computable la que habitualmente percibe el trabajador y esta no aplica en el caso de gerentes o representantes de la empresa que decidan no gozar su descanso vacacional.
Es sumamente importante que lleves un registro de las vacaciones de cada trabajador, no solo para saber cómo y cuándo otorgárselas, sino para evitar las más de 4 categorías de multas que existen tipificadas por la SUNAFIL vinculadas con el mal otorgamiento de vacaciones.
Recuerda: Los trabajadores pueden y merecen tomar vacaciones, pero las obligaciones formales de tu empresa no deben tener descanso.
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