Hola a todos, querida comunidad.
Qué paradójico escribir sobre la organización y estoy colgando este artículo un día tarde. Me disculpo por eso.
El día de hoy hablaremos de una problemática constante de todos aquellos que queremos ser mejores personas: la productividad. Les cuento que soy hijo mayor de 3 hermanos y con una mamá que demuestra su amor haciendo las cosas por sus hijos. Muchas veces, sin querer, hacía las cosas que yo debía hacer por mi propia cuenta. Por ese motivo, crecí con pocos hábitos de organización personal.
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El ser desordenado me pasó factura cuando recién empezaba mis estudios y con mis primeras prácticas laborales. Todo cambió cuando emprendí mi primer negocio. Cuando emprendes no tienes un jefe que está detrás de ti insistiéndote que hagas algo. Si no lo haces, simplemente el proyecto no avanza. Kambista fue el emprendimiento que me hizo ser consciente de mi debilidad y me motivó a preocuparme por mejorar en ese ámbito de mi vida.
He leído bastante sobre el tema y he aplicado algunas reglas prácticas de productividad que considero me han hecho crecer y ser más feliz. Estos hacks son los que les voy a compartir en este artículo.
¿Qué veremos hoy?
- Sé consciente y empieza a documentar
- Planifica las victorias
- La ejecución vence el miedo
- Mide, celebra y optimiza
Sé consciente y empieza a documentar
La batalla de la productividad se gana antes de siquiera planificar los pendientes que tienes en el día.
Una de las recomendaciones que me ha ayudado tanto en mi vida personal como en los negocios es aprender a documentar todo lo posible. Yo suelo usar la herramienta Roam Research para apuntar desde cuándo cambié el gas hasta aprendizajes que tengo por algún artículo, libro o experiencia que haya vivido.
El almacén de todas mis ideas se sincroniza con esta plataforma a través de un puente que se llama Readwise. Esta te permite volver a leer y aprender los highlights de los libros y artículos que leo. Sincroniza con Roam, Notion, Twitter, Medium, Kindle, Apple Books, Pocket y más.
A las cosas que escribo en Roam trato de crearle enlaces a los temas más importantes y les trato de dar un contexto futuro para saber cuándo es que voy a necesitar eso que estoy apuntando. Les pongo un ejemplo sencillo de esto. Como bien saben, una de mis fuentes de ingreso personal es la publicidad o auspicios con marcas que quieren llegar a la comunidad de emprendedores que tengo en mis redes sociales. Cada vez que tengo una nueva marca, la anoto en mi herramienta (Mirar foto abajo). Baste con apuntarlo una vez y me despreocupo.
Lo interesante es que cuando necesito esa idea que he apuntado, pongo en el buscador la palabra clave y me sale todas las ideas relacionadas con la misma. En este caso específico, tomo la palabra [[Publicidad]] y miren todo lo que me aparece.
Planifica las victorias
Yo tengo 3 tipos de planificaciones:
- Planifico el año: En primer lugar, le pongo nombre a mi año y, sobre eso, me planteo 3-4 objetivos relacionados con quién quiero ser. Sobre esos objetivos me planteo resultados clave que sean 100 % medibles y, cada 3 meses, lo suelo revisar para ver si ajusto alguno de ellos. Si quieres leer más sobre cómo planificar tu año, te recomiendo este video que colgué en mi canal de Youtube.
- Planifico mi semana: Todo comienza el domingo en la noche. Destino 15 minutos para priorizar las tareas sobre la base de lo que más va a generar impacto en mi vida y objetivos. Reviso mi calendario y suelo, agendarme las actividades en diversas categorías diferenciadas por colores.
- Planifico mi día: Empiezo con las tareas que me van a tomar menos de 2 minutos. Después, priorizo una gran victoria al día, solo una. Suele ser la tarea más difícil y la que más me va a acercar a mis objetivos. Finalmente, los proyectos que son grandes, los divido en pequeñas tareas.
Tim Urban, en su charla de TED, decía:
“Si defines el proyecto como escribir mi tesis de 100 páginas ya está previamente cableado para dilatarlo”
Por ejemplo, en vez de planear el proyecto como “escribir un libro”, lo divido en diversos mini-proyectos:
- Escribir la introducción
- Hacer los agradecimientos
- Leer sobre el tema del primer capítulo
- Escribir el borrador del primer capítulo
- Buscar referencias del primer capítulo
- Corregir y mejorar primer capítulo
Y con respecto a las tareas puntuales, es clave que sean escritas con un llamado a la acción. Cuanto más específica (exactamente qué harás) y coordinada en un límite de tiempo (cuándo lo harás) es el pendiente, más fácil empezarás a hacerlo. Si a eso le añades un contexto (dónde lo harás), mejor aún.
Finalmente, recuerda que tendemos a sobreestimar lo que podemos hacer en un día y subestimamos lo que podemos hacer en un año. Es natural. Si aceptas esto tendrás menos culpabilidad y estrés si no cumples todos los pendientes.
Justamente de lo que estamos hablando es del manejo del estrés. Este está correlacionado positivamente con el rendimiento hasta un cierto punto. Según la ley Yerkes-Dadson desarrollada por Robert Yerkes y John Dodson en 1908, después de ese punto de equilibrio, a mayor estrés el rendimiento se reduce.
La ejecución vence el miedo
“El mejor consejo de productividad de todos los tiempos no es tomar un montón de café, no es dormir 8 horas o usar Notion a la perfección. Tienes que conquistar tus miedos, fin de la discusión”. Greg Isenberg
En primer lugar, preparar el espacio es parte de la acción. A nivel físico, trato de tener lo necesario en mi escritorio y lo mínimo indispensable para evitar distracciones. Y ya para poder empezar a ejecutar, suelo crear un evento en mi calendario sobre el hábito que voy a forjar.
Una vez estoy realizando la tarea, aplico la regla de trabajar como león. Me enfoco 25 minutos y luego me tomo un buen descanso. Mi recomendación aquí es darte una victoria rápida porque ganar es contagioso. Las grandes ganancias son el resultado agregado de pequeñas victorias consistentes.
Un cuerpo en movimiento tiende a permanecer en movimiento. (Primera Ley de Newton)
Mide, celebra y optimiza
Medir tus hábitos te permite saber a qué le estás dando prioridad en tu vida. Si te percatas que le estás dedicando tiempo y esfuerzo a algo que no genera ningún impacto significativo en tu vida, deja de hacerlo. Si, por otro lado, te das cuenta de que hay acciones que están mejorando sustancialmente tu semana, hazlas más. Es así de sencillo.
Para poder medir uso una plataforma SaaS en la que he invertido y se llama MyGoodWeek. Este Software te permite monitorear los hábitos que agendas en tu Google Calendar: dormir, leer, escribir, crear. Con la plataforma solo tengo que encargarme de crear eventos en mi calendario con el nombre de los hábitos que quiero construir. La plataforma, al estar conectada con Google, te muestra qué tanto estás cumpliendo lo que te propones.
Por otro lado, es importante recompensarnos cada vez que terminamos de hacer un proyecto. Esto le dice a nuestro cerebro que tenemos que hacer eso con más frecuencia. Parafraseando a James Clear en su libro Hábitos atómicos:
Las acciones no se mueven por la recompensa en sí misma, sino por la anticipación de esa recompensa.
Finalmente, sé reflexivo(a). Cada cierto tiempo, date un espacio para ver en dónde puedes optimizar tu vida. Cuando empiezas a ver tu realidad en retrospectiva te topas con 3 escenarios posibles:
- Decir que “no”: Cuando dices “no” a los demás, te dices “sí” a ti mismo.
- Delegar: Hay tareas que no son importantes para ti en este momento, pero se deben hacer. Es en estos casos, donde tienes que delegar a la persona que le parezca importante esta tarea. En MyGoodWeek, por ejemplo, estamos renovando la marca. Yo podría hacerlo, pero considero que, en este caso, un diseñador lo va a hacer más rápido y mejor, así que se lo encargo.
- Automatizar: Hay tareas rutinarias que se pueden automatizar con tecnología. Existen herramientas muy útiles y con distintos niveles de complejidad. Puedes crearte desde recordatorios en tu celular para los pendientes o hacer integraciones más avanzas con Zapier, Readwise , Roam Research, Todoist, MyGoodWeek, entre otras. Lo más importante aquí es que te sientas cómodo con la herramienta.
Como les dije desde un comienzo, no considero ser la persona más organizada, sin embargo, he ido aplicando estas recomendaciones en mi vida y sí he visto un cambio significativo en mi productividad. Espero que puedas extraer algunos aprendizajes y aplicarlos a los proyectos que vayas a hacer.
¡Nos vemos el lunes!
