He conseguido la paz con mi correo electrónico.
En las últimas semanas, trabajé en conseguir el mejor orden para mi correo electrónico personal. Tranquilidad, lo que te voy a contar servirá para tu correo corporativo también. Luego de este artículo, podrás tener tu bandeja en cero y sin que se te pase nada importante.
El truco está en hacerlo simple.
Si quieres ver las soluciones directamente, puedes ir al final de este artículo. Pero, leer todo te dará una mayor visión para abordar el problema.
¿Por qué el correo electrónico es problemático?
El correo electrónico fue una herramienta que revolucionó las comunicaciones corporativas, simplificó la interacción.
Con el paso de los años, el uso de los emails ya sobrepasó la saturación. El aumento de estos mensajes ha generado que adoptemos un comportamiento de “colmena hiperactiva”. Este comportamiento hace alusión a la comunicación continua y desorganizada, donde la prioridad es responder correos y mensajes de manera constante (Cal Newport).
El correo electrónico pasó de ser una herramienta de productividad a un elemento de distracción:
- Los profesionales dedican el 28% de su jornada laboral a leer y responder correos, lo que equivale a 2.6 horas diarias.
- En promedio, se revisa el correo electrónico 15 veces al día, o cada 37 minutos.
- Revisar el correo en exceso ocasiona la pérdida de 21 minutos al día.
- Manejar bandejas de entrada saturadas desperdicia 27 minutos al día.
Ante todas estos problemas, hay tres tipos de persona: el que tiene la bandeja que no revisa, los que tienen la bandeja en cero y una persona que revisa el correo de vez en cuando.
Los datos de % y minutos de este artículo salieron de Harvard Business Review.
¿Que soluciones prueban las personas?
Al cambiar de trabajo, o en algún momento de entusiasmo, puedes sentirte capaz de leer todos los correos que te llegan.
Sin embargo, pasan las semanas y la actividad diaria hace que se te vayan acumulando los correos, hasta que de pronto, tienes 120 correos por leer. Otro camino, podría ser el de usar carpetas para que tu bandeja se vacíe automáticamente, pero luego tienes 15 carpetas con 10 mensajes cada una.
¿Por qué estas acciones fallan? Porque los esfuerzos se van en lados equivocados:
- Solo el 11% de los clientes y el 8% de los colegas esperan una respuesta en menos de una hora.
- Usar carpetas para organizar correos consume 14 minutos al día. Este método es un 9% más lento que otros enfoques.
El plan para vivir en paz con tu correo
Los siguientes consejos que vas a ver no solo servirán para tener tu bandeja de entrada en cero, sino que podrás aumentar tu productividad general en tu oficina o trabajo independiente.
- Ten ventanas de revisión. El promedio de revisiones de correo es de 15 veces al día. Mi consejo es que tengas un número reducido de veces en el que rescates las tareas para las siguientes horas antes de la siguiente revisión. Es decir, si trabajara de 8 am a 6 pm, revisaría mi correo a las 9 am, 12 pm, 3 pm y 5 pm, por ejemplo.
- Desactiva las notificaciones. La aparición de la llegada de un correo a la derecha de tu pantalla genera distracciones. Este escenario puede llevarte a romper tu estado de concentración y perder minutos en retomarlo; o en el peor de los casos, dejas de hacer lo que estabas haciendo para cambiar de tarea. Muy pocas veces necesitarás responder de manera inmediata, deja que los mensajes lleguen a tu bandeja y en la siguiente ventana decidirás qué hacer.
- Solo utiliza tres carpetas. Este es para mí el punto clave. El problema con las carpetas es que tendemos a crear muchas. Pero en este caso, debes limitarte a solo usar tres carpetas adicionales a tu bandeja de entrada: Por ver, Seguimiento y Archivo (puedes crear más, pero no muchas más). Convierte a tu correo en un aliado para la acción. Todo lo que vas a accionar en las siguientes horas de trabajo, va a Por ver, todo por lo que esperas una respuesta, va a Seguimiento y todo ya revisado o que no tienes injerencia, va a Archivo.
- Automatiza los correos con reglas. Outlook tiene la posibilidad de dirigir correos a carpetas creadas. Adicional a las carpetas Seguimiento y Por ver, creé una carpeta adicional de “Spam” en el que me llegan todos los correos de promociones y ofertas de tiendas, marcas o productos que me interesan. Puedes ver que tengo una carpeta también de Finanzas, también están automatizados los envíos de promoción de nuevos productos, solo que aquí agrego también mensajes de alertas de compras y movimientos de mis tarjetas. Automatiza los correos según tu conveniencia, puedes un par de carpetas más, pero que reciban correos que no necesiten tu atención o tu respuesta.
Estos pasos son los que me han llevado a tener un correo así:
Espero que te sirvan. Simplifica tu correo y verás resultados increíbles. Si tienes dudas puedes escribirlas en la caja de comentarios o puedes contactarme en todas las redes sociales como @jimmy_hdn.
