Retomamos la serie en donde hablamos sobre el Attention Management o Gestión de la Atención.
En un primer paso, aprendimos a identificar los cuatro estados de concentración por los que podemos pasar. En la última entrega, hablamos sobre los problemas que trae el no gestionar tu atención y también les mostramos una lista de alertas que indican que requieres empezar de una vez a gestionarla. Cómo en las últimas semanas, seguimos revisando el trabajo de Maura Thomas en su libro Attention Management y pasaremos a la acción.
Hablaremos sobre que acciones tomar para dominar las distracciones.
Para pasar de la teoría a la práctica, debes saber que hay dos tipos de distracciones: externas e internas. El paso más simple es dominar tu entorno, como cuando estás en un lugar bullicioso, te entra una llamada y decides ir a un lugar en silencio. Luego de conocer qué hacer para combatir las distracciones externas, pasaremos a combatir las distracciones internas.
Empecemos con las distracciones externas.
Domina tu entorno
Empieza por controlar tu tecnología.
Hace unos días, Facebook e Instagram cayeron por un par de horas. ¿Cuántas veces cortaste lo que estabas haciendo por ver si ya habían regresado?, o ¿Decidiste que no ibas a ver las redes por un buen rato y seguiste trabajando? Este es un buen momento para responderte a ti mismo si controlas o no tu tecnología.
Para dominar tu entorno, lo primero que debes controlar es la tecnología.
Controla la tecnología
La tecnología actual está hecha para robar tu atención.
Las redes sociales lo que más quieren es que tú no salgas de la aplicación. Hacen todo lo posible y compiten entre ellas para que retenerte dentro el mayor tiempo posible. Las notificaciones y los maravillosos algoritmos son los principales obstáculos para mantenerte atento una tarea que quieres lograr. Aquí también entra el correo electrónico, te dispones a hacer una tarea en el trabajo y de pronto te ves interrumpido por dos o tres correos que aplazan lo que estabas haciendo antes. Todas estas distracciones externas no permiten que seamos productivos o lleguemos a un estado de flujo.
Te dejo una lista de acciones que recomienda la gurú de productividad Maura Thomas para combatirlas:
- Apaga tu celular para momentos de trabajo importante. Recuerdo que en la universidad mis calificaciones mejoraron bastante cuando apagaba mi celular en clase. Tenía toda mi atención en lo que estaba aprendiendo, para el trabajo va a pasar lo mismo, toda tu atención va dedicada a la tarea que estás realizando. También funciona el modo avión.
- Si no puedes apagar el celular porque en tu trabajo es necesario, ponlo en modo no molestar. De esta forma, solo recibirás notificaciones de contactos que tú configuras como urgentes. Te evitas notificaciones basura de redes sociales, pero debes acompañarlas de un tiempo para revisarlas, es decir, por ejemplo revísalo cada 30 minutos.
- Desactiva las notificaciones del correo electrónico. Como hemos hablado en el anterior artículo, realmente, nadie te evalúa por qué tan rápido contestas un correo electrónico. No todos los correos que te llegan son urgentes (incluso los que dicen urgentes), según Maura Thomas, los clientes internos esperan que les respondas un correo en un rango de 2 a 3 horas.
- Mini tips: guarda tu celular en un cajón lejos de ti o en tu mochila. Si estás trabajando con un archivo que no necesite conexión a internet, activa el modo offline de tu PC.
Controla tu ambiente
Luego de conocer como eliminamos las distracciones electrónicas, pasemos a las físicas.
Esta es la típica de la oficina… Estás trabajando en una tarea, entra un compañero por la puerta y te pide hablar de un tema totalmente distinto. Lo atiendes, conversan, pasan los minutos, termina la charla y luego te cuesta volver a agarrar el ritmo a la tarea anterior. Esto es casi cosa de todos los días en una oficina. ¿Qué puedes hacer para combatir esto?
Aquí te dejo una lista de recomendaciones:
- Si tienes una oficina personal en la que puedes cerrar la puerta, hazlo cuando tengas que cerrar algo muy importante. Eso sí, tienes colaboradores que necesitan de ti, por lo que tampoco es viable ir al otro extremo y tener la puerta cerrada todo el día. Una variante de esto, es separar algún espacio de reuniones en tu oficina para poder usarla y concentrarte.
- Pon horarios de atención. Esto no puede hacerlo todo el mundo, sin embargo, puedes coordinar y comunicar a tus compañeros que de una hora a otra estás revisando temas en los que pueden intervenir. Por ejemplo, una persona de tesorería podría comunicar que revisa temas relacionados con registros contables de 10 am a 12 pm. Así solo recibirás distracciones positivas, es decir, que te den más información de la que tienes. Aunque pueda parecer inviable, realmente proponer un orden así puede también favorecer al trabajo de tus compañeros, por lo que no está mal probarlo.
Te dejo como tarea ver de estas recomendaciones, cuáles son las más viables para ti. No tienes que implementarlas todas de golpe, siempre aplica lo que se te hace más fácil y que te funciona.
Domina las distracciones internas
A veces la mente es nuestro obstáculo más difícil.
Tienes el celular apagado, estás en una salita solo con tu computadora, tienes el programa abierto con el que vas a trabajar y empiezas. ¿Qué puede salir mal? Va todo excelente, pero luego te acuerdas de que tienes un pendiente más y abres archivos de ese tema y nuevamente te distraes.
¿Cómo combates estos obstáculos? Aquí te lo cuento.
Controla tus hábitos
Con esta lista puedes implementar hábitos que te ayuden a mejorar la concentración.
- Pon un tiempo pequeño para no cortar una actividad. Con tecnología controlada, ponte un tiempo de 10 minutos para seguir una actividad, que no inicies y a los tres minutos la cambies.
- Durante el día, regálate tiempos de tranquilidad. Así como arriba hablamos de darte tiempos para concentrarte en una actividad, haz lo mismo con espacios de tranquilidad, especialistas recomiendan que tengas estos espacios sin tecnología, sin hablar, solo relaja tu mente. Es posible que empieces a hacer esto y no llegues ni al minuto.
- En la semana, realiza actividades que no requieran de celulares, haz deporte al aire libre, sal a caminar, mira una película, cualquier actividad de relajo sin tocar la tecnología.
- Toma descansos entre actividades, esto permite que no te agotes para trabajar. Puedes implementar la técnica de Pomodoro que consiste en 25 minutos de trabajo intenso y 05 minutos de descanso (descanso no significa agarrar el celular).
Controla tus pensamientos
Para combatir los pensamientos que te distraen debes gestionar tu flujo de trabajo.
A veces los pensamientos internos pueden ser más poderosos que las distracciones externas. La ansiedad y el estrés diario hace que por tu mente ronden tareas pendientes, ideas anteriores y cosas que no estás haciendo en ese momento. Según Maura Thomas, la solución nace de estas tres verdades: solo puedes gestionar lo que ves, solo puedes ver lo que está fuera de tu mente, necesitas espacio externo en el que puedas consultar siempre.
A algunos se les puede venir a la mente un segundo cerebro, respuesta válida, pero puede ser algo más simple que eso.
Ya sea tu segundo cerebro, tu agenda física, un bloc de notas u otra herramienta. Es necesario que tengas un sistema centralizado que te permita consultar cualquier idea. También, aquí lo importante es que des espacios para trabajar con esas ideas para liberarte de pendientes. Esto que les comento es, básicamente, gestionar tu flujo de trabajo.
Saber trabajar con este sistema puede ayudarte a entrar mucho más rápido en estado de flujo.
Te dejo de tarea armar ese sistema, puede ser lo más simple que tú quieras, pero que te permita capturar esas ideas que rompen tu concentración. Apúntalas, pero no cambies de tarea, continúa lo que estás haciendo hasta llegar a tu objetivo.
Eso fue todo por hoy, no dudes en leer mis anteriores artículos o escribirme a @jimmy_hdn en cualquier red social si quieres consultar más sobre este tema. Nos vemos pronto, un abrazo.
