Productividad
Hoy daremos el segundo paso para construir nuestro segundo cerebro.
Les había comentado que, según Tiago Forte, el segundo cerebro tiene cuatro etapas: Capturar, Organizar, Destilar y Expresar. Ya vimos cómo capturar información y hoy nos toca organizarla.
La forma esencial para organizar nuestra información se llama el método PARA.
Método PARA
Son las iniciales de Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos.
Lo que busca el método PARA es ser efectivos con el manejo de la información. Ataca la necesidad de organizarte de tal manera que puedas usar constantemente tu sistema de conocimientos. Además, tendrás siempre la información recopilada en algún lugar de “almacenamiento en frío” para cuando realmente la necesites.
El método PARA busca que tu proceso creativo y productividad se disparen.
¿Cómo manejaremos la información?
Bueno, los proyectos, áreas, recursos y archivos representan una carpeta en tu sistema.
Proyectos
Aquí estará todo en lo que estás trabajando ahora mismo. Los proyectos tienen una fecha de vencimiento o un fin definido.
Por ejemplo, este artículo. Ahora mismo, se encuentra en mis proyectos. También, tengo un proyecto sobre un Curso de Obsidian y el Lanzamiento de la Academia de Emprendedores.
Pero, no todo es tan “profesional”. Aquí puedes meter proyectos personales como bajar 5 kg de peso, remodelar una habitación o pintar un cuadro.
Áreas
Esta, tal vez, es el área que más le cuesta identificar a algunos.
A diferencia de los proyectos, las áreas no tienen un vencimiento claro. De hecho, se mantienen en el tiempo y son de uso privado. Las Áreas son Áreas de Responsabilidad, serían como una maratón, mientras que los proyectos son carreras de 100 metros planos. En las áreas estarán todas las responsabilidades en las que juegues un rol a mediano o largo plazo.
Por ejemplo, para que noten la diferencia, el Lanzamiento de la Academia es un proyecto, mientras que Hablemos de Negocios es un Área de responsabilidad donde tengo un rol.
Recursos
Aquí irá todo lo que te interesa, pero no tienes un rol como tal.
Es decir, si a mí me gusta armar cubos rubik, tendré una carpeta de recursos llamada “cubos rubik” con información dentro. Puedes hacer lo mismo con otras aficiones: tocar guitarra, cocinar, cine, NBA, entre otros. Casi todo coincide con entretenimiento, pero no necesariamente es así.
Los recursos también deben ser compartibles, a diferencia de las áreas. Por eso, yo guardo también resúmenes de libros o artículos que leo. Estos resúmenes me pueden servir para actividades de mi trabajo más adelante. Aunque, al ser compartibles y ser parte de mi afición por la lectura, se encuentran ahí.
Archivo
La carpeta de archivo incluye cualquier cosa de las tres categorías anteriores que ya no estén activas o que hayan vencido: proyectos terminados, áreas que ya concluyeron o recursos en los que ya no estás interesado.
En mi caso, tengo carpetas dentro de Archivo, como bitácora o conceptos en los que guardo files que me genera la aplicación que uso (Obsidian).
La carpeta de Archivo lo aguanta todo.
No es necesario que sigas el método al pie de la letra. De hecho, yo no empecé usándolo al pie de la letra. Empecé usando solo tres carpetas (PAR) y dentro de cada carpeta una carpeta de Archivos. Pero, con el pasar del tiempo se me acomodó mejor trabajar el método tal cual.
Tú puedes probar la forma que se te acomoda mejor, pero no pierdas el sentido de priorización de los proyectos.
En dónde monto mi PARA
En el anterior artículo, habíamos mencionado a Keep, Notion, Obsidian, Evernote y otras apps para capturar información.
Aun así, para armar tu sistema de organización, debes reconocer que estilo de persona eres, con respecto al manejo de conocimiento. Tal vez, descubrir esto puede hacer que des un giro o un cambio también a la hora de capturar información.
Existen tres arquetipos, según Anne-Laure Le Cunff:
Arquitectos: son las personas que desean un sistema claramente estructurado para organizar cada faceta de su vida. Necesitan tener diseñada toda la estructura de forma personalizada para organizar su información.
Si eres de este tipo de personas, Notion o Things 3 son apps para ti.
Jardineros: son personas que suelen manejar información de tal manera que puedan deambular en la información, que les gusta dar saltos creativos. No necesariamente, siguen un orden estructurado, pero buscan que el manejo de información sea un proceso exploratorio y enriquecedor.
Si eres de este tipo de personas, aplicaciones como Obsidian, Logseq o Roam Reasearch son para ti.
Bibliotecarios: tienen una orientación a realizar proyectos. A diferencia de los arquitectos, el orden de ellos se centra en apoyarse con más información, no en toda la estructura. El manejo de carpetas es necesario para agrupar su conocimiento.
En este caso, apps como Evernote son para ti.
¿Cómo empiezo a organizarme con PARA?
Luego de haber escogido tu herramienta de organización, toca empezar a construirla.
Empieza creando tus cuatro carpetas PARA. Tiago Forte recomienda que metas toda la información que tienes a Archivo. Luego de eso, armas tu lista de proyectos y los vas creando en Proyectos.
Yo no empecé así.
Yo uso Obsidian para tener mi segundo cerebro y lo empecé desde cero. No metí nada a Archivos, fui llenando poco a poco cada carpeta. Eso sí, Proyectos fue lo primero que empecé a utilizar y, en cuanto acababa cada proyecto, los colocaba en Archivos. Utilizo Obsidian, porque, a diferencia de otras aplicaciones, su sistema de relaciones entre archivos es mucho más amigable de otras.
Pero, como todo en la vida, debes probar que te funciona. No tienes por qué seguir irrefutablemente el camino de Tiago Forte o el mío.
Comentario final
Con toda esta info, puedes empezar a construir tu sistema de información.
Antes de conocer el método PARA, tenía un sistema de organización parecido. De hecho, también tenía cuatro carpetas: Workspaces, Personal, Aprendizaje y Papelera. La diferencia es que, las carpetas no tenían el sentido de priorización que tiene PARA, ni la organización interna. Revisa tu sistema e implementa lo que has aprendido hoy.
Puede que estés más avanzado de lo que crees.
No hemos terminado con el método PARA, la próxima semana te traeré cómo debe fluir la información, tips y buenas prácticas del método. No olvides seguirme en redes @jimmy_hdn.
