Productividad
¡Hola! Espero que todo esté bien. Esta semana continuamos con la serie de artículos relacionados con el segundo cerebro.
La semana anterior, vimos cómo cuál es el método para organizar la información de nuestro segundo cerebro: el método PARA. Ahora, sabemos que está compuesto por Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos. También, sabemos que el sistema se enfoca priorizar proyectos activos de nuestra vida con un buen manejo del conocimiento.
Hoy, te daré tips, buenas prácticas y una guía para que puedas mejorar el uso de segundo cerebro.
Los 3 tips para tu segundo cerebro
Setting mental
Tengo una sensación de que este es el primer obstáculo para implementar un segundo cerebro con el método PARA.
Cuando digo setting mental, no me refiero a algo relacionado con lo espiritual o esotérico. Si no que, es posible que al inicio te cueste mucho darle este nuevo orden a tus notas, archivos y todo el conocimiento.
Es por eso que aquí van los primeros tips:
- No te hagas problemas si dudas al no guardar todo como en una PC. Con esto me refiero a que uno, prácticamente por cultura, ordena todo por tipo de archivo (como viene configurada nuestra PC): Documentos, imágenes, videos, aplicaciones.
- No tienes que seguir el método al pie de la letra. Ya había comentado esto la semana anterior. Puedes trabajar con la forma que mejor se te acomode. Tal vez, hagas como yo al inicio y uses PAR con una carpeta de Archivos para cada uno.
Personalmente, me pasó lo que les señalo en el primer bullet. Las primeras semanas quería tener todo organizado como mi PC. Luego entendí que debía olvidarme de eso y que ningún tipo de información se iba a perder. Para poder pasar esto, utilicé el segundo tip, fui armando el PARA a mi modo, de la forma como yo me sentía más cómodo. Luego pude trabajar con el sistema de la forma tradicional.
Facilita tu orden
Ten una bandeja de entrada o inbox. Esta es una carpeta de elementos por procesar.
Tiago Forte aconseja que tengas un espacio donde puedas almacenar tus notas temporalmente y luego colocarlos en el lugar adecuado. Esto refuerza la idea de que “el primer momento en el que aparece una idea es el peor momento para decidir que significa”.
Para Tiago, este inbox debe estar dentro de tu sistema, pero no es necesario. Si a ti se te hace cómodo y tu aplicación escogida lo aguanta, puedes incorporarlo. Sin embargo, yo tengo mi inbox en una app aparte (mi herramienta de captura), Google Keep.
Numera las carpetas. Es posible que, según la herramienta, no puedas darle un orden personalizado a tus carpetas principales. Por eso, es mejor que las numeres del 0 al 4.
Usa una nomenclatura. Aunque esto parezca un “adorno” y algo bastante simple también, te da un orden y una identificación bastante útil. Yo utilizo cuatro tipos de nomenclatura: Los proyectos inician con mayúscula, las áreas tienen un emoji adelante, los recursos van en minúscula y para mis archivos completados utilizo un check por delante:
Las tareas regulares
Para que tu sistema funcione, hay pequeñas cosas que deberás hacer cada semana. Aquí te dejo esas actividades que mantendrán la tranquilidad de tu sistema:
- Cambie el título de los elementos nuevos en su bandeja de entrada. Cuando se crean inicialmente, este tipo de archivos normalmente tienen un nombre como “Documento sin título” o “Nueva nota”. Antes de procesarlas es mejor que les des un nombre fácil de entender.
- Ordena tus notas en tu sistema PARA. Este paso es simple, no dejes que las notas revisadas se queden en tu inbox, muévelas a la carpeta que crees adecuada.
- Actualiza tus proyectos. Revisa tus proyectos cada semana y realiza los cambios ocurridos, tal vez lo finalizaste, o quizás, el proyecto cambió de nombre. Si agregas fechas en tus títulos, es posible que también tengas que actualizar la fecha. Todos estos cambios son importantes.
Ahora, en el siguiente apartado, veremos cómo se actualiza esta información. Mejor dicho, verás cómo puede fluir tu información dentro del sistema.
Manejo de información
La información fluye dentro de su sistema de organización
Si tienes dudas de cómo o en qué momento debes pasar información de una carpeta a otra, aquí tienes la guía. Te dejo los ejemplos que nos deja Tiago Forte en The PARA Method.
De PROYECTOS a ÁREAS: Es posible que descubras que un plan de entrenamiento que utilizaste para prepararte para un maratón (un proyecto) es algo que te gustaría convertir en un hábito. Puede crear una nueva carpeta de área llamada “Ejercicio” y moverla allí para que siga siendo una parte continua de su vida.
De ÁREAS a PROYECTOS: Si decide que es hora de mejorar las operaciones dentro de su organización (lo que requerirá un proyecto único), el lugar perfecto para comenzar es con cualquier idea que haya recopilado en una carpeta del área de “Operaciones”. A menudo surgen nuevos proyectos de áreas de responsabilidad existentes. Aquí la carpeta de “Operaciones” puede llamarse “Plan de Mejora de Operaciones” y podrías ser más específico, incluso y crear varios proyecto.
De ÁREAS a RECURSOS: A veces, te das cuenta de que una información que inicialmente pensaste que era relevante solo para ti (como una lista de lugares visitados en tus viajes) también podría brindar valor a otros. Muévalo de áreas a recursos, donde estará listo para compartir.
De RECURSOS a ÁREAS: Digamos que decides empezar a cocinar más en casa para mejorar tu salud y nutrición. Una manera perfecta de comenzar sería mover algunas recetas fáciles de preparar de una carpeta de recursos de “recetas” a la carpeta del área de “Cocina”. De esa manera, podrá comenzar rápidamente sin distraerse “investigando más” en Internet.
De ÁREAS y RECURSOS a ARCHIVOS: Sabemos que cuando los proyectos culminan se van al archivo. Lo mismo ocurre con las áreas y los recursos: si pierdes interés en armar cubos rubik, el ajedrez, u otra afición no es necesario que elimines todo ese contenido. Simplemente, muévalo a los Archivos en caso de que vuelva a ser relevante.
De ARCHIVOS a PROYECTOS: Este artículo es un ejemplo perfecto. La semana pasada finalicé el artículo anterior y todo el proyecto lo mandé a Archivo. Sin embargo, esta semana empecé a armar este nuevo artículo y tuve que rescatar del Archivo toda la carpeta de “Organiza tu segundo Cerebro – Método PARA” para usar la información en esta publicación.
Comentario final
Esto ha sido todo por hoy, espero que estos tips y la guía de cómo fluye la información te permita seguir avanzando en el uso de un segundo cerebro. El principal consejo que les puedo dejar es que no olviden que tienen un segundo cerebro, eso incluye mantenerlo ordenado y actualizado. Nos vemos en una próxima entrega, no olviden seguirme en redes como @jimmy_hdn!
